La organización de un evento musical requiere preparación y el cumplimiento de diferentes fases para poder llevarlo a cabo con éxito, desde el análisis del mercado, pasando por el diseño del proyecto, hasta la contratación de artistas y la difusión del evento.
La preparación de un evento musical es todo un reto, de ahí que cualquier persona no tenga la capacidad de cumplir con esta tarea, al menos sin una preparación previa. Incluso quienes ya tienen algo de experiencia, siempre deben mantenerse actualizados para poder ser más eficientes. En este sentido, el Instituto Mediterráneo Estudios de protocolo IMEP tiene disponible el curso Experto en Gestión de Eventos Musicales, donde se imparten técnicas y conocimientos relacionados con aspectos normativos y de recursos humanos.
Claves para la organización exitosa de un evento musical
Un evento musical es un gran proyecto, desde su concepción hasta el día del evento. Para poder organizarlo con éxito es necesario seguir unas pautas o fases claves.
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Análisis
El primer paso para la organización de un evento musical es hacer un análisis minucioso del mercado, aunque creamos que el mismo puede tener un buen nivel de receptividad. Este tipo de análisis es muy amplio e incluye una medición objetiva desde los asistentes al concierto, hasta los potenciales patrocinadores del evento, distribuidores e incluso el Estado.
Es fundamental hacer un análisis con respecto a la oferta y la demanda, porque además de ayudar a determinar qué tan factible puede ser el evento, también sirve como base para determinar los costes y las posibles ganancias.
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Proyecto
Una vez determinada la viabilidad del evento, es el momento de diseñar el evento con todos los detalles. Es el momento de definir el producto o servicio, utilidad, valor, contenido, fechas, proveedores, motivaciones del público para asistir, entre muchos otros aspectos elementales.
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Contratación
En este punto resulta determinante tener conocimiento sobre los aspectos normativos y de recursos humanos, ya que es el momento en el que se deben contactar y contratar a los artistas del evento. También se debe finiquitar quiénes serán los patrocinadores y proveedores del mismo.
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Logística
Coordinar la logística del evento es esencial para que el mismo se realice con éxito. ¿En qué consiste? Revisar las condiciones de la sala donde se hará el mismo, la acústica, normativas municipales, establecer los protocolos de acción en caso de cancelación del evento o ante cualquier otro tipo de escenario, entre otros.
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Comunicación
El organizador del evento también debe establecer una estrategia de comunicación o difusión, aunque contrate a una agencia profesional para que cumpla con esta tarea. Una buena estrategia puede ser clave para que el mensaje llegue al público objetivo con más probabilidades de asistir al mismo. Hoy día este paso es un poco más sencillo, gracias a las redes sociales y a la posibilidad de segmentar el público según una amplia variedad de características.
Perfil de un organizador de eventos
Organizar un evento de cualquier naturaleza, pero más aún que sea musical, requiere de una gran preparación, coordinación y habilidad por parte de la persona responsable. Cabe recordar que el organizador es el encargado de negociar, promover y estar pendiente de que todos los detalles que conforman el evento se puedan dar a la perfección.
Más allá del perfil, cualquier persona que se prepare, podrá llegar a ser un magnífico organizador de eventos. ¿Cuáles son las habilidades ideales de un organizador de eventos musicales?
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Habilidad para comunicarse de forma verbal y escrita.
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Habilidad de investigación.
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Habilidad de negociación.
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Habilidad para resolver problemas bajo presión de tiempo.
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Habilidad para la eficiente gestión de proyectos. Saber priorizar las tareas.
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Entender y saber trabajar con presupuestos.
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Estar dispuesto a trabajar largas jornadas, muchas veces en un ambiente de mucha presión.
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Buena capacidad para trabajar en equipo.
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Buena capacidad para prestar atención a los detalles.
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Analizar las situación y generar informes.
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Ser sociales y bien organizados.
Los organizadores de eventos musicales son los encargados de hacer realidad la magia, desde la concepción hasta la ejecución del proyecto, una profesión apasionante, pero que al igual que cualquier otro trabajo, requiere de preparación y compromiso. De ahí la importancia de desarrollar el talento mediante cursos y formaciones específicas, con el fin de garantizar una profesión exitosa.